Erfahrungen mit der Nutzung von CSCW-Anwendungen für verteilte Arbeit zeigen, dass diese System nur dann sinnvoll einsetzbar sind, wenn den Kooperationspartnern Informationen darüber präsentiert werden, in welchem Zustand sich der gesamte Kooperationsprozess befindet und welche Aktivitäten aktuell bzw. rückblickend von den Kooperationspartnern durchgeführt wurden. Nur so lassen sich Missverständnisse, Abstimmungs- und Synchronisationsprobleme vermeiden. Es ist also erforderlich, den Benutzern von Groupwäre auch die Aktivitäten anderer an einem Prozess oder einer Aktivität beteiligten Partner zu vermitteln, um so eine Wahrnehmung der gesamten Aktivitäten zu erzielen.