Daten bestehen aus einer (per Konvention) kombinierten Folge von Zeichen (zum Beispiel Zahlen oder Buchstaben), besitzen aber noch keine Verwendungshinweise und sind an sich bedeutungslos. Sie werden erst dann zu Informationen, wenn sie in einen Problemzusammenhang gestellt werden und zur Erreichung eines Ziels dienen.

Wissen mit Sinn und Bedeutung entsteht nur unter der Voraussetzung, dass Menschen auswählen, vergleichen, bewerten, Konsequenzen ziehen, verknüpfen, aushandeln und sich mit anderen austauschen. Wissen ist bedeutungsgerecht bewertete Information.

Zur Wissensgenerierung zählen Prozesse der externen Wissensbeschaffung, das Einrichten spezieller Wissensressourcen sowie die Schaffung personaler und technischer Wissensnetzwerke.

Unter die Wissenskommunikation lassen sich Prozesse wie das Verteilen von Information und Wissen, die Vermittlung von Wissen, das Teilen und die gemeinsame Konstruktion von Wissen sowie die wissensbasierte Kooperation subsumieren.

Die Wissensnutzung beinhaltet Prozesse wie die Umsetzung von Wissen in Entscheidungen und Handlungen sowie die Transformation von Wissen in Produkte und Dienstleistungen.

Die Wissensrepräsentation umfasst Prozesse wie das Identifizieren von Wissen sowie verschiedene Formen der Kodifizierung, Dokumentation und Speicherung von Wissen.