Die Gesellschaft wandelt sich von der Industrie- zur Wissensgesellschaft. Wissen ist zum wichtigsten Produktionsfaktor geworden. Dabei wächst die Erkenntnis, dass sich Wissen nicht unabhängig vom Träger benutzen lässt. Der Mensch als Wissensträger wird stärker in seiner sozialen Vernetzung wahrgenommen und Wissen als ein Ergebnis von Kommunikation und Erfahrung verstanden.
Für das Wissensmanagement in Unternehmen rückt dadurch der Wissensarbeiter und seine Tätigkeit in den Vordergrund. Er braucht Strukturen und eine Unternehmenskultur, die ihm hilft, Wissen zu kommunizieren und zu dokumentieren. Aus diesen Vorgängen heraus kann neues Wissen entstehen. Viele Wissensmanagementprozesse sind an zu komplexer Software gescheitert, die versucht, Wissen vom Arbeiter zu trennen. Neue Werkzeuge sind nötig, die sich auf den Wissensarbeiter statt auf sein Wissen konzentrieren und ihn bei seiner Arbeit unterstützen.
Gleichzeitig ist das Internet zu einer Plattform für neue Dienste geworden, die durch offene Standards Inhalte und vor allem Menschen eng miteinander verknüpfen. Unter dem Schlagwort Web 2.0 ist ein Konzept aus Prinzipien und Geschäftsmodellen für die Webdienste entstanden, das auf Basis der Emergenztheorien auf die kollektive Intelligenz der Benutzer setzt. Mit Social Software bezeichnet man dabei Dienste, die Benutzer miteinander verbinden und ihnen helfen zu kommunizieren und zu kollaborieren.
Diese Dienste bieten eine mögliche Struktur für die Tätigkeit des Wissensarbeiters. So können Knowledge Blogs Wissensarbeiter miteinander verknüpfen, um Wissen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren. Wikis schaffen eine Plattform mit der Wissensarbeiter mit geringstem Aufwand kollaborative Wissensbasen aufbauen können, bei denen der Wissensarbeiter alle Freiheiten für den Inhalt und die Gestaltung behält. Weblogs und Wikis sind eine hilfreiche Kombination um kollaborative Wissensarbeit zu unterstützen und Wissenskommunikation sowie -dokumentation mit dem Fokus auf dem Wissensträger zu ermöglichen.